La facturación manual, sujeta a todo tipo de errores y problemas, vive sus horas más bajas. El papel ha dejado poco a poco de ser una forma de organización eficaz, dando paso a un nuevo sistema de facturación electrónica cada vez más popular que posee enormes ventajas para las empresas.
¿Qué es la facturación electrónica?
Es el proceso de facturación que se lleva a cabo utilizando facturas electrónicas, las cuales cruzan la información contable con los organismos de control.
Una factura electrónica es una factura que se expide en formato electrónico, que ayuda al cumplimiento y control tributario y que sustituye al formato papel.
En los últimos años, el número de facturas que se generan por medio electrónico crece a toda velocidad y la tendencia es que para el 2022 este proceso se lleve de manera 100% digital.
En Ecuador, la digitalización de las facturas empezó a promocionarse e impulsarse en el año 2013 desde la propia Administración Tributaria del SRI, siendo incluso un sistema de adopción obligatoria para ciertos contribuyentes. Su uso se va generalizando de forma incremental a partir del año 2015.
Este sistema ayuda a reducir la evasión y hacer más sencillo el control del cumplimiento de los contribuyentes. Más allá de los beneficios que proporciona la facturación electrónica a nivel institucional, lo cierto es que también aporta gran cantidad de ventajas a las empresas. Veamos cuáles son.
¿Cuáles son sus ventajas para las empresas?
El uso de un sistema de facturación electrónica se ha convertido en un recurso imprescindible para muchas empresas. ¿Conoces todas sus ventajas?
Ahorro económico
Es cierto que las empresas que quieren empezar a emitir facturas electrónicas tienen que hacer frente al coste de adquisición del programa necesario para ello, pero también es cierto que este coste se amortiza de manera muy rápida.
El uso de la factura electrónica elimina los costes de impresión y envío de las facturas y permite automatizar una serie de procesos. Así se optimiza el tiempo de trabajo que la empresa dedica a esta función, alcanzándose ahorros en torno al 70%.
El uso del formato electrónico también suprime la necesidad de disponer de espacio de almacenamiento de facturas. Y claro, el ahorro de espacio es sinónimo de ahorro económico en gastos del local.
Reducción de errores humanos
Los sistemas de facturación electrónica se conectan con otros programas y sistemas informáticos que se utilizan en la empresa. Al eliminarse la necesidad de introducir los datos manualmente y de clasificar los documentos, se reducen drásticamente los errores humanos.
Accesibilidad de la información
Adiós a las horas de búsqueda de facturas y documentos a través de cientos de carpetas. Los documentos digitales son accesibles desde cualquier dispositivo con conexión y se conservan en mejores condiciones, manteniéndose intacta su legibilidad a través del paso del tiempo.
Además, los sistemas de facturación electrónica incorporan ágiles motores de búsqueda que hacen posible recuperar la información de forma inmediata.
Reducción del tiempo necesario para el ciclo de facturación
El uso de sistemas electrónicos se traduce en la emisión automática e inmediata de las facturas, cuyo seguimiento también puede automatizarse. Los sistemas electrónicos permiten configurar alertas para llevar al día un control exhaustivo de cada plazo con menos esfuerzo.
De esta manera, se agilizan los pagos y también los plazos de cobro, lo que tiene efectos muy positivos en la liquidez de la empresa.
Mayor sostenibilidad
Eliminar el uso del papel como soporte para las facturas y también la necesidad de transportarlas físicamente hace el proceso más sostenible y respetuoso con el medioambiente.
Múltiples formatos
Las facturas electrónicas pueden emitirse en PDF, JPG y en muchos otros formatos, según sea la necesidad del emisor o del destinatario. Además, hemos dicho que la factura electrónica reemplaza a la factura en papel, pero también pueden imprimirse si hiciese falta.
Mayor seguridad
La mayoría de sistemas de facturación electrónica permite restringir funcionalmente los accesos a la solución, de manera que solamente pueden acceder al sistema las personas que lo necesiten para desarrollar su trabajo.
Además, en un sistema digital, cada operación genera registros precisos de todos los detalles de la misma, con lo que se reducen los riesgos de fraude por duplicidad, alteración o falsificación de facturas.
Mejor imagen de empresa
La modernización de los sistemas de la empresa ofrece una imagen más profesional y solvente a todas las partes interesadas. No solo a clientes, partners y empleados. ¿Sabías que es uno de los criterios que interesan a los inversores? El uso de sistemas manuales puede poner en fuga a cualquier socio interesado, ¡lo último que querrías!
¿Por qué necesitas nuestro sistema de facturación electrónica?
Mobilvendor te ofrece una plataforma multi modular que permite automatizar todos los procesos de tu negocio. No solo los procesos contables y administrativos, sino también los procesos comerciales, logísticos y más.
El sistema de facturación electrónica de Mobilvendor se incluye dentro del módulo contable y ha sido creado para satisfacer todas las necesidades del empresario actual.
Entre las características mejor valoradas por nuestros clientes está la posibilidad de emitir y enviar facturas de forma automática tanto por email como por WhatsApp, el canal preferido por muchos clientes.
La posibilidad de integrar las demás actividades de la empresa simplifican el control y la gestión en tiempo real, lo que aporta a la empresa interesantes oportunidades y ventajas competitivas.
Otro sistema de facturación electrónica es nuestra aplicación Mobilvendor Lite, disponible en Google Play. Esta app hace posible emitir facturas cómodamente desde el móvil y muchas otras funciones, como registrar los gastos en el mismo momento que se producen, escanear códigos de barras para inventariar los artículos o declarar fácilmente tus impuestos. ¿Qué sistema de facturación electrónica necesitas en tu empresa? Solicita asesoría personalizada sin ningún compromiso.
