En un artículo anterior te contamos qué es un sistema de facturación electrónica y por qué tu empresa lo necesita; sin embargo, desde el 29 de noviembre la facturación electrónica es obligatoria para más de 2 millones de empresas, profesionales independientes y emprendimientos, en Ecuador. Por eso, en este artículo te enseñamos paso a paso todo lo que necesitas para comenzar a facturar electrónicamente.
Como ya sabes, la facturación electrónica se envía y recibe en formato electrónico y sirve como soporte de todas las transacciones comerciales que realices en tu negocio. Los documentos electrónicos, también conocidos como documentos digitales, respaldan tus ventas y movimientos financieros, además de garantizar la autenticidad de tus operaciones comerciales al cumplir con los requisitos legales del SRI.
Estos comprobantes muestran la información del producto, el monto de la compra, la fecha y hora de la transacción, los datos personales del cliente y de tu negocio, lo que brinda a tus compradores la seguridad que necesitan a la hora de adquirir tus productos o servicios.
¿Cuáles son los tipos de comprobantes electrónicos que existen?
- Factura electrónica.
Documento digital de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado.
- Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios.
Se utilizan cuando el comprador adquiera bienes o servicios a extranjeros no residentes y a personas naturales imposibilitadas de emitir un comprobante de venta.
- Comprobantes de retención
Es un documento fiscal que respalda los conceptos de retenciones y pagos realizados.
- Notas de crédito
Documento comercial que emite el vendedor y en el cual se desglosan los conceptos por los que un comprador dispone de un crédito a su favor en su relación comercial con el vendedor.
- Notas de débito
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.
- Guías de remisión
Sirve para sustentar el traslado de bienes desde un lugar hacia otro, como un almacén, depósito o establecimiento.
¿Cuáles son tus obligaciones legales si requieres la facturación electrónica obligatoria?
- Dar a conocer al destinatario la posibilidad de recibir los comprobantes de manera electrónica.
- Obtener el permiso o consentimiento del receptor de la factura, antes de su emisión y envío.
- Asignar clave de acceso al destinatario de la factura para la apertura del comprobante y su respectiva verificación de contenido.
- Crear la factura electrónica mediante un programa tecnológico que esté avalado por el SRI.
- Firmar los comprobantes con la firma electrónica.
- Enviar la factura electrónica al SRI para que a su vez este realice la validación correspondiente.
- Enviar por email al destinatario el comprobante o factura electrónica una vez se encuentre autorizado por el SRI.
- Garantizar mediante el soporte técnico del software contable o plataforma del SRI, según sea el caso, la accesibilidad completa a los datos de la factura para evitar malos entendidos.
¿Cuáles son los pasos para comenzar la facturación electrónica obligatoria?
- Lo primero que debes hacer es habilitar la emisión de facturación electrónica en tu página de usuario del SRI, en la sección Facturación Electrónica / Producción / Autorización.
- Luego obtén tu firma electrónica en formato .p12
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La facturación electrónica no tiene por qué ser complicada para ti. Podemos ayudarte a cumplir con lo establecido legalmente por el SRI y evitar sanciones.
