Guía de manejo de KPI’s: gestiona los indicadores clave de rendimiento

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Conoce la mejor forma de manejar los KPI's en tu empresa. Esta guía es la solución perfecta a tu búsqueda.

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Los indicadores clave de rendimiento o KPI’s son indicadores que tienen la finalidad de medir el rendimiento del proceso de gestión con el fin de recomendar direcciones futuras apropiadas. En 2024, con la aparición de inteligencia artificial y el big data, la información disponible en el mercado es amplia. El manejo de KPI’s es importante para medir el éxito de los proyectos de una mejor manera.

En este artículo, vamos a resumir una guía para el manejo de Kpi’s de la mano de Dashboards inteligentes generados en Power BI. Explicaremos cuál es la mejor manera de identificar, prosesa, almacenar y definir un KPI en las áreas comerciales, logísticas y financieras de una empresa.

Software de análisis de datos empresarial

Importancia de contar con KPI’s

La combinación de KPI’s y la información comercial, logística, warehouse y demás, pueden ayudar a una empresa a evaluar si los objetivos comerciales se han alcanzado o no. En la actualidad, la importancia de los KPI se ve reflejado al momento de hablar de Business Intelligence, aunque en la actualidad, existen muchas empresas que todavía utilizan hojas de Excel para el análisis de sus indicadores.

Contar con un sistema o software de gestión, administración y visualización de datos es  fundamental para medir la competitividad empresarial. Un software BackOffice funciona como un puente de visualización en el que los datos se transforman en indicadores y estos últimos apoyan a la toma de decisiones con una visión a futuro.

Cómo definir indicadores clave de rendimiento KPI

Para definir KPI un indicador clave de rendimiento, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos generales:

  • Alinearse con los objetivos estratégicos: Los KPI deben estar vinculados directamente con las metas principales de la empresa. Por ejemplo, si una empresa busca aumentar su cuota de mercado, un KPI podría ser la tasa de crecimiento de las ventas.
  • Específicos y medibles: Cada KPI debe ser concreto y tener una forma clara de ser medido. Evita indicadores vagos que no permitan cuantificar el progreso.
  • Realizables: Un KPI debe ser alcanzable y realista. Definir indicadores fuera del alcance de la empresa o del equipo puede generar desmotivación.

Definir el manejo de KPI en el área comercial

Cuando contamos con un software comercial, es fácil recolectar los datos de nuestros clientes, las actividades de nuestra fuerza comercial y el tipo de productos que cada cuenta requiere impulsar. Es en este momento en el que la implementación de los KPI comerciales pueden ayudar a un gerente o director comercial ha tomar mejores decisiones con visión de futuro.

Para evaluar el manejo de KPI’s comerciales, se debe:

  • Definir los KPI relevantes: seleccionar indicadores alineados con los objetivos comerciales, como el crecimiento en ventas, la conversión de leads o la retención de clientes. Los KPI deben ser específicos para cada aspecto del proceso comercial.
  • Establecer metas y benchmarks: cada KPI debe tener una meta clara para medir si se están cumpliendo los objetivos. Las metas deben ser alcanzables, pero desafiantes.
  • Monitorear el rendimiento regularmente: revisar los KPI en intervalos regulares, como semanal o mensualmente, para detectar desviaciones o áreas que necesitan ajuste.

Definir el manejo de KPI en el área logística

En el área logística, contar con un software de logística o warehouse management system, permite exista un proceso en el cual se da la identificación de los KPI consta de tres etapas.

La primera etapa consiste en identificar la sostenibilidad de los KPI basándose en estudios similares en la industria y la capacidad de tener una gobernanza de datos en la empresa.

La segunda etapa consiste en validar los KPI en función de su estado en el centro logístico o almacéon, mediante encuestas y opiniones de expertos.

El tercer paso es determinar el peso de la importancia de los KPI mediante el Proceso de Jerarquía Analítica (Analytic Hierarchy Process AHP) basado en las preferencias de los jefes de almacén y encargados del proceso productivo o de gestión. Los resultados de este estudio son un conjunto de KPI que pueden utilizarse para medir las diferentes variables que engloban al negocio dependiendo su necesidad.

El método AHP está diseñado para encontrar soluciones a problemas complejos con muchos criterios en múltiples ámbitos. AHP tiene varios beneficios, en primer lugar, ayuda a resolver un problema no estructurado en una jerarquía racional de toma de decisiones. En segundo lugar, muestra una gran cantidad de información y la toma de decisiones con comparaciones por pares de varios grupos individuales. En tercer lugar, para medir el nivel de importancia de cada elemento necesita y un productor de cálculo estándar de consistencia para validar la clasificación coherente de los jefes de área y los tomadores de decisiones.

Contar con este tipo de elementos como el APH es importante y a la vez se lo puede combinar con elementos visualizadores de KPI como Dashboards de Power BI para que el encargado puede dar un seguimiento al rendimiento cada semana, mes o año. En este caso, contar con el apoyo de una herramienta o software backoffice complementa de manera perfecta la estrategia de implementación AHP para medir KPIs.

Luego de haber recopilado estos elementos, puedes colocar toda la información en tu software BackOffice y el equipo de Mobilvendor será el encargado de transmitir los KPI’s necesarios en dashboards de Power Bi.

Ejemplo de implementación de KPI

Supongamos que una industria dedicada a la comercialización y producción para consumo masivo requiere establecer de KPIs comerciales para redifinir su esquema de comisiones. Cuando implementas el Módulo Comercial de Mobilvendor puedes medir el rendimiento de tu fuerza de ventas por muchos indicadores, ejemplo: cantidad de visitas/mes, ventas concretadas, nuevos prospectos visitados, recuperación de cartera, venta de SKU prioritarios para la empresa y más. Con esto una empresa puede tener una visión clara del cumplimiento de sus objetivos y una herramienta para la toma de decisiones en tiempo real.

De igual manera si pensamos en el departamento de logítica de la empresa usada en este ejemplo, con la implementación de Mobilvendor con sus módulos logístico y backoffice, podemos conocer indicadores como tiempos de entrega, cantidad de guías procesadas semana/mes/año, rendimiento en general del equipo logístico y entregas satisfatorias en el año.

Conclusión

La implementación de KPI’s es crucial para medir el éxito y la sostenibilidad de las operaciones comerciales, logísticas y financieras de una empresa. Utilizar herramientas avanzadas como Power BI para la visualización de estos indicadores permite a los tomadores de decisiones acceder a información precisa y actualizada.

Con Mobilvendor, podrás centralizar y gestionar tus KPI’s de manera efectiva, visualizándolos en tiempo real a través de dashboards inteligentes. No pierdas la oportunidad de transformar tus datos en decisiones estratégicas basadas en indicadores clave de rendimiento bien definidos. ¡Contáctanos y descubre cómo Mobilvendor puede optimizar la competitividad de tu empresa!

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