La automatización de tareas administrativas se convierte en una actividad esencial en la industria actual. El regular, supervisar, recopilar y analizar todos los procesos del negocio hace que un sistema de automatización o software de gestión comercial sean la columna vertebral de la gestión y la eficiencia en diversas áreas del negocio.
En este artículo revisaremos las principales tareas administrativas que puede automatizarse con el uso de un sistema de gestión empresarial. Explicaremos cómo una plataforma funciona como un software de gestión multimodular. Los módulos están integrados para garantizar una gestión completa de la empresa; y además, funcionan por separado, lo que permite que se puedan adaptar a todo tipo de negocios y la automatización de tareas administrativas no sea algo muy complicado o que necesita de desarrollos propios.
¿Qué es la automatización de tareas administrativas?
La automatización de tareas administrativas comprende el uso de tecnología, como software contable, logístico, analytics, comercial y demás para realizar actividades administrativas de manera automática y sin la intervención directa del usuario. Estas tareas incluyen procesos e involucran a colaboradores para la planificación, generación de KPI´s y establecimiento de objetivos.
Importancia de la automatización de tareas administrativas
Automatizar tareas administrativas permiten que se aceleren los procesos administrativos y se minimice el tiempo invertido en labores manuales, lo que permite un flujo de trabajo más ágil y continuo. Adicionalmente, las tareas manuales pueden estar sujetas a errores, mientras que la automatización garantiza mayor precisión y consistencia en la ejecución de procesos, como el ingreso de datos o la facturación.
Contar con un software de gestión empresarial, permite que las tareas contables, logísticas, comerciales, entre otras puedan automatizarse y reducir la carga de trabajo manual, las empresas disminuyen la necesidad de recursos adicionales, lo que se traduce en una reducción de costos operativos.
Tipos de tareas que se pueden automatizar
A continuación, vamos a recopilar algunos ejemplos de tareas que se pueden automatizar en las diferentes áreas de una empresa. Esta recopilación tiene como base las funciones e integraciones que puedes lograr con Mobilvendor.
Automatizar tareas contables
Las principales cargas administrativas incluyen el cumplimiento de las obligaciones tributarias, como la declaración del IVA e Impuesto a la Renta, así como la presentación de anexos e informes, contables, conciliaciones, plan de cuentas, etc. En el área contable, contar con un software contable es una de las mejores opciones para automatizar tareas administrativas. Con el módulo contable de Mobilvendor, puedes mejorar tu eficiencia y automatizar las siguientes actividades:
- Registro rápido de costos y gastos para su envío al departamento correspondiente.
- Monitorear la cartera general y por cliente con reportes dinámicos.
- Realizar conciliaciones bancarias automatizadas y controlar tus chequeras.
- Cerrar automáticamente los períodos contables para mantener la integridad de la información contable.
- Crear y modificar fácilmente el plan de cuentas según las necesidades de la empresa o negocio, cumpliendo con las normas NIIF.
Automatizar tareas comerciales
En el área comercial, la automatización de tareas administrativas resulta un gran ahorro de tiempo para tu equipo comercial y con ello pueden enfocarse en la creación, recuperación y ampliación de ventas en nuevos prospectos. Cuando un equipo comercial cuenta con una herramienta que les permite visualizar los productos que pueden sugerir a sus clientes, conocer cuáles son son actividades y puntos a visitar en el día, les permite ahorrar tiempo y poder enfocarse más en su actividad de venta y promoción de productos.
Con el módulo comercial de Mobilvendor puedes tener la capacidad de automatizar las siguientes tareas administrativas:
- Automatizar el envío de tareas diarias a tu fuerza de ventas.
- Contar con una plataforma ecommerce para aparecer y presentar tu portafolio actualizado de productos.
- Generar reportes de ventas y cumplimiento de metas diarias.
- Gestión de la venta en los diferentes canales.
Con todas estas tareas automatizadas, tu equipo comercial puede mejorar su efectividad y ahorrar tiempos en actividades administrativas.
Automatizar tareas logísticas
Las principales actividades administrativas en el área logística requieren la planificación eficiente de rutas, la coordinación con proveedores y el seguimiento de inventarios, lo que demanda un control riguroso para asegurar que los productos lleguen a tiempo y en óptimas condiciones. Las principales actividades en las que un software logístico como el de Mobilvendor te pueden ayudar son las siguientes:
- Optimización de rutas: Administra y mejora las rutas logísticas utilizando mapas digitales avanzados.
- Administración centralizada: Gestiona todas tus operaciones logísticas desde el punto de distribución.
- Indicadores en tiempo real: Accede a KPI’s detallados para evaluar la eficiencia de tus entregas y rutas.
Automatización de informes
Si tu empresa gestiona los datos día a día y las horas de sincronizar actividades son muy altas, automatizar la generación de informes y utilizar dashboards inteligentes es la solución correcta para tu negocio. Un software de gestión Backoffice, es la solución perfecta para ahorrarle horas a tu equipo y contar con información en tiempo real todos los días.
Las principales ventajas de ocupar un módulo Backoffice como el de Mobilvendor son las siguientes:
- Automatizar la estandarización de reportes y listas de productos.
- Automatiza la visualización de reportes de ventas, gestión, rentabilidad y más con dashboards generados en PowerBI
- Automatiza la distribución de canales, puntos de venta y asesores comerciales en informes de acuerdo a lo que tu empresa necesite.
Conclusión
La automatización de tareas administrativas es fundamental para mejorar la gestión de las empresas, ahorrando tiempo y reduciendo errores en áreas clave como la contabilidad, las ventas y la logística. Implementar un software de gestión como Mobilvendor no solo simplifica estos procesos, sino que también permite a las empresas enfocarse en lo que realmente importa: crecer y vender.
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