Una de las causas más habituales de fracaso de las pequeñas y medianas empresas es la falta de conocimientos de gestión contable. Un programa para llevar contabilidad contribuye a la continuidad del negocio, ya que facilita la implementación de las mejores prácticas y a estructurar la gestión contable.
Y es que los programas para llevar la contabilidad hacen mucho más que eso en una empresa. Aparte de agilizar esta función, simplifican diferentes trámites, permiten automatizaciones muy prácticas y ofrecen información de valor para el análisis de la actividad, ¡todo en uno! Por eso cada vez se vuelven imprescindibles en más negocios, llegando a constituir por sí mismos una ventaja competitiva.
En este post veremos en detalle qué es un programa para llevar la contabilidad, qué funciones realiza y cómo puede mejorar el día a día de tu empresa.
¿Qué es un programa para llevar la contabilidad y cuáles son sus funciones?
Un programa para llevar la contabilidad es una herramienta de software para llevar a cabo las acciones propias de este departamento de forma más rápida y eficiente.
Es en la eficiencia está una de sus principales ventajas. Una vez que implementas una solución de este tipo, se acabó el tener que introducir manualmente la información sobre las operaciones y facilitar la declaración de obligaciones tributarias con los organismos de control.
Este sistema permite la interconexión de todas las operaciones del departamento. Por ejemplo, si el software se conecta con las cuentas bancarias y las tarjetas de crédito de la empresa, todas las transacciones se actualizarán de forma automática y exacta, sin que haya lugar a errores de teclado o fallos humanos.
Además, las operaciones se actualizan en tiempo real, con lo que toda la información importante está siempre al día y disponible para consultas.
Funciones del software de gestión contable
Existen soluciones muy diversas en el mercado y hay variaciones en las funciones que pueden cumplir, pero hay soluciones para negocios de todos los tamaños. Estas son algunas de las funciones que pueden desempeñar:
- Compras y cuentas a pagar: registro de compras, emisión de las órdenes de compra, seguimiento de presupuestos y automatización de pagos a proveedores.
- Ventas: control y contabilización automática de ventas diarias y por periodos.
- Facturación: estos programas para llevar la contabilidad son capaces de gestionar la facturación, es decir, emitir las facturas y enviarlas a los clientes por email o WhatsApp de forma automatizada, ofreciéndoles la opción de imprimirlas si es necesario. Además, algunos de ellos incluyen características para facilitar a los clientes el pago de las facturas. La característica permite incluir en el cuerpo del correo electrónico que se envía con la factura un botón para proceder al pago. Y, aunque esta posibilidad puede llevar asociada una comisión, esta no suele ser elevada. También hay que pensar en la cantidad de tiempo de trabajo que se ahorra en el equipo contable.
- Impuestos y retenciones: este apartado es un auténtico quebradero de cabeza para la mayoría de los negocios. Disponer de un programa de gestión contable te permite visualizar los impuestos aplicables a tu actividad, abonarlos de forma electrónica y automatizar los recordatorios para evitar sanciones por retrasos en los pagos.
- Gestión de nóminas: la mayoría de los softwares de gestión contable permiten calcular los importes de las nóminas, incluyendo comisiones y beneficios. Además, también permiten calcular las deducciones y automatizar el ingreso en las cuentas bancarias de los trabajadores de tu equipo. El módulo también puede incluir funcionalidades para añadir información sobre gastos deducibles (como por ejemplo en viajes corporativos).
- Banca: Dependiendo de tu banco, la tecnología podría hacer posible enlazar el programa de gestión contable con las cuentas bancarias de la empresa. De esta manera es posible disponer de la información sobre saldos y extractos actualizada en tiempo real, ya que los movimientos se importan de forma instantánea.
- Control de activos e inventario: los mejores programas para llevar la contabilidad también suelen incluir características de control de activos, que desde luego no llegan a sustituir a un sistema de gestión de almacenes, pero sí cumplen algunas de sus funciones. Estos sistemas permiten hacer seguimiento del ciclo de vida de los artículos, controlar los niveles de inventario y establecer pedidos automáticos.
- Analítica y reportes: algunos programas para llevar la contabilidad ofrecen cantidad de información y reportes en línea sobre estados financieros. Además de los informes habituales sobre pérdidas y ganancias, pasivos, tesorería, cuentas a pagar y cuentas a cobrar, un buen programa de gestión ofrecerá la posibilidad de personalizar los informes. Es deseable que permitan comparar los datos con los de periodos anteriores, añadir gráficos para hacer la analítica más visual e incluir en el reporte las variables más útiles para analizar la situación financiera de la empresa.
¿Por qué deberías usar un programa de contabilidad?
Disponer de un programa de contabilidad permite ahorrar gran cantidad de tiempo las tareas contables del día a día, lo que repercute en el ahorro de costes de personal.
Para empezar, la automatización de las operaciones y las transacciones simplifica la función contable y hace que los errores disminuyan drásticamente.
Los sistemas de gestión contable hacen posible realizar de una sola vez todas las funciones relacionadas con una operación. Por ejemplo, al crear una factura, se crea automáticamente la lista de los productos incluidos en el pedido para la persona que va a prepararlo, y se calcula automáticamente el coste del envío.
Estas y otras características derivan en un mayor control y precisión de las transacciones.
Las mejoras en la seguridad de la información financiera es otra de las ventajas de este software, ya que el acceso a los datos se facilita solamente a los usuarios implicados en cada área de gestión.
Este software también ofrece reportes fundamentales para la analítica avanzada, tomar decisiones importantes o para ofrecer a inversores y accionistas. La información está siempre disponible para conocer la rentabilidad de cada producto o línea de negocio y realizar los ajustes necesarios para mejorar los resultados.
¿Cuál es el mejor programa para llevar la contabilidad de la empresa?
No hay dos empresas iguales y por lo mismo no hay una respuesta a esta pregunta que sirva para todos los casos.
Antes de tomar una decisión de compra de un programa para llevar la contabilidad, lo primero es analizar a fondo las necesidades de la empresa. Preparar una lista de las tareas que se realizan en tu departamento de contabilidad te dará una idea de las características que necesitas.
Esto te ayudará a ahorrar tiempo, ya que el mercado ofrece gran cantidad de soluciones muy diversas. Saber qué necesitas hará tu búsqueda más eficaz.
Considera solamente los programas de gestión contable que te ofrezcan las características importantes para tu empresa y compara cuidadosamente lo que te ofrece cada uno antes de tomar una decisión. Conocer los programas que utilizan tus competidores y los testimonios de otros usuarios te resultará de gran ayuda.
En resumen, un programa de gestión contable te ayudará a analizar los costes y la rentabilidad de tu empresa, además de agilizar la labor contable y proporcionar la información que necesitas para demostrar la solvencia de tu negocio.
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