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Un kardex de inventario es el registro de cada entrada y salida de un producto, con cantidad, costo unitario y saldo después de cada movimiento. Sirve para saber cuánto stock tienes y cuánto vale. También sirve para calcular el costo de lo que vendes y para rastrear cualquier diferencia hasta el documento que la causó.
Cuando una empresa que maneja inventario crece, el kardex deja de ser un trámite contable y se vuelve la base de la operación. Con más productos, más bodegas y más movimientos al día, es común que el stock del sistema no coincida con lo que hay en bodega, y que nadie sepa en qué documento se perdió la diferencia. Un kardex bien llevado evita justamente eso.
En esta guía verás cómo se llena, qué método de valoración usar (con un ejemplo en dólares de PEPS vs. promedio ponderado), cómo llevarlo con varias bodegas y cuándo una hoja de Excel ya no alcanza.
¿Qué es un kardex de inventario y para qué sirve?
El kardex es un auxiliar de inventarios: una ficha por artículo, y por bodega si manejas varias. Cada fila es un movimiento (compra, venta, devolución, ajuste o transferencia) y deja el saldo actualizado en unidades y en dólares. El saldo se construye movimiento a movimiento y cada movimiento tiene un documento de respaldo, por eso el kardex sirve para auditar.
Para qué sirve:
Kardex vs. inventario y qué datos lleva
El inventario es el resultado y el kardex es el recorrido que lo explica. El inventario te dice cuántas unidades hay hoy; el kardex te dice cómo se llegó a esa cifra, con cada compra, venta, ajuste y transferencia que la movió. Por eso, cuando el conteo físico no coincide con el sistema, el inventario solo te muestra la diferencia y el kardex te permite encontrar su origen.
Datos que lleva cada fila del kardex:
Métodos de valoración: PEPS y promedio ponderado
El método define a qué costo sale cada unidad que vendes. Con el mismo inventario, dos métodos dan resultados distintos.
Ejemplo. Un distribuidor compra y vende un mismo producto: el 02/10 compra 100 u a $5,00 (total $500), el 06/10 compra 50 u a $5,60 (total $280) y el 09/10 vende 120 u.
Con PEPS (primero en entrar, primero en salir)
Con promedio ponderado
Tras la segunda compra, el costo promedio es $780 ÷ 150 u = $5,20.
Comparación
La diferencia entre ajuste y transferencia importa. Si registras una transferencia como ajuste, parecerá que perdiste mercadería en una bodega y ganaste en otra, y la conciliación se complica.
Cómo lo resuelve Mobilvendor
Con Mobilvendor, el kardex cubre lo que una empresa con varias bodegas necesita controlar:
Señales de que tu kardex en Excel ya no alcanza
Excel funciona bien para empezar. Si ya te pasan dos o tres de estas situaciones, el problema ya no es el formato sino el proceso:
¿Es obligatorio llevar kardex en Ecuador?
La normativa tributaria no obliga a todos por igual, y depende de si tu negocio debe llevar contabilidad. Según la Ley de Régimen Tributario Interno (Art. 19), todas las sociedades están obligadas a llevar contabilidad. Las personas naturales lo están cuando superan los límites de ingresos, capital o gastos que fija el Reglamento (Art. 37). Quienes no llegan a esos límites llevan un registro de ingresos y egresos.
Si tu negocio maneja mercadería y lleva contabilidad, necesitas poder sustentar tu inventario y el costo de lo que vendes. En la práctica, el kardex es el registro que permite hacerlo. Aunque la ley no lo nombre un requisito en sí, es la forma de respaldar tus saldos si te los piden.
Mobilvendor ONE vs. Mobilvendor Suite: ¿qué cambia?
El kardex funciona igual en ambos: mismo método de valoración, mismos movimientos, mismas consultas por artículo y bodega, y mismos reportes. Lo que cambia es lo que se suma alrededor del kardex.
Cómo implementar el kardex paso a paso y errores comunes
Un kardex bien llevado te dice cuánto tienes, cuánto vale y de dónde salió cada diferencia. Con varias bodegas, esa trazabilidad deja de ser un lujo contable y se vuelve la forma de saber qué pasa en tu inventario sin depender de conteos de emergencia.
Si hoy lo llevas en Excel y el stock ya no cuadra, el siguiente paso no es un archivo más ordenado: es registrar cada movimiento con su documento, por artículo y por bodega, desde un solo sistema. Eso es lo que hace Mobilvendor Suite. Agenda una demostración de Mobilvendor para ver como funciona en tu operación.
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